GoBD-konforme Buchhaltungssoftware: Was das heißt und wie Sie es prüfen

„GoBD-konform“ ist eines der häufigsten Werbeversprechen bei Buchhaltungssoftware, aber es gibt keine staatliche Zertifizierung. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das beschreibt, wie Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren sind. Eine Software kann Sie dabei unterstützen, die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit bleibt aber bei Ihnen als Unternehmer. Dieser Leitfaden erklärt die Kernanforderungen und zeigt, woran Sie erkennen, ob eine Lösung wirklich hilft.

Was die GoBD regeln

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren Vorgaben aus Handels- und Steuerrecht, insbesondere der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147). Sie gelten für alle, die Bücher oder Aufzeichnungen elektronisch führen, auch Einnahmenüberschussrechner. Das aktuelle Schreiben und spätere Änderungen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium auf seiner Internetseite; die Fassung ist ab und zu angepasst worden, daher lohnt der Blick auf die aktuelle Version.

Die Kernprinzipien

Prinzip	Bedeutung in der Praxis
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit	Ein sachkundiger Dritter muss Buchungen und Abläufe in angemessener Zeit prüfen können
Wahrheit, Klarheit, fortlaufende Aufzeichnung	Inhalte entsprechen der Realität, Buchungen sind fortlaufend und lückenlos
Vollständigkeit	Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst, keine Buchung fehlt
Richtigkeit	Zahlen und Zuordnungen stimmen
Zeitgerechte Buchungen	Zeitnahe Erfassung, Kasse täglich, unbare Vorfälle innerhalb weniger Tage
Ordnung	Systematische Erfassung und Ablage
Unveränderbarkeit	Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht verdecken und müssen protokolliert werden

Was eine Software dafür leisten sollte

Festschreibung: Buchungen können nach Abschluss einer Periode oder nach einer bestimmten Zeit nicht mehr verändert werden. Korrekturen erfolgen durch Stornobuchung.
Änderungsprotokoll: Jede Änderung wird mit Datum, Benutzer und alter und neuer Wert protokolliert.
Beleg-Buchungs-Verknüpfung: Jede Buchung verweist auf ihren Beleg, und der Beleg ist unveränderbar archiviert.
Rechte- und Rollenkonzept: Nur berechtigte Personen dürfen buchen, ändern oder löschen.
Datenzugriff: Export für die Finanzverwaltung in lesbarem Format, etwa für eine Betriebsprüfung.
Sicherung: Regelmäßige Backups, die Wiederherstellung ist getestet.
Dokumentation: Der Anbieter liefert Beschreibungen zu Verfahren und Funktionen, die Sie für Ihre Verfahrensdokumentation nutzen können.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie sollte Anwenderdokumentation, technische Dokumentation und Betriebsdokumentation enthalten. Für kleine Betriebe darf sie kurz sein, aber vorhanden. Typische Inhalte: Wer scannt Belege? Wie werden Rechnungen nummeriert? Wo werden Daten gesichert? Wer hat Zugriff? Wie werden E-Rechnungen verarbeitet? Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass fehlende Dokumentation allein nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung führt, wenn die Nachvollziehbarkeit anderweitig gegeben ist. Dennoch ist sie bei Prüfungen hilfreich.

Aufbewahrungsfristen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz folgende Fristen, die Sie im Einzelfall prüfen sollten:

Unterlage	Frist
Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen	10 Jahre
Buchungsbelege einschließlich Rechnungen	8 Jahre (zuvor 10 Jahre)
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre
Sonstige steuerrelevante Unterlagen	6 Jahre, je nach Art

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Es gibt Ausnahmen, etwa wenn Unterlagen für laufende Verfahren oder Steuerfestsetzungen noch benötigt werden. Weitere Pflichten ergeben sich aus anderen Gesetzen, etwa im Lohnbereich. Lassen Sie sich im Zweifel beraten.

Scannen und Ersetzendes Scannen

Papierbelege dürfen eingescannt und danach vernichtet werden, wenn das Verfahren den GoBD entspricht: zeitnahe Erfassung, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Dokumentation des Vorgehens. Ausnahme: Originale mit Eigenwert, etwa bestimmte Urkunden. Dokumentieren Sie, wer scannt, wann und wie die Qualität geprüft wird. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden; ein Ausdruck genügt nicht.

Rechenbeispiel: Frist berechnen

Illustratives Beispiel: Eine Eingangsrechnung stammt vom 15. März 2026. Die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2026, also am 31. Dezember 2026, und endet am 31. Dezember 2034. Gleichzeitig kann der Beleg Teil von Büchern sein, für die zehn Jahre gelten. Bewahren Sie im Zweifel länger auf, wenn die Zuordnung unklar ist.

So prüfen Sie ein Angebot

Fragen Sie nach Festschreibung und Änderungsprotokoll.
Lassen Sie sich Verfahrensbeschreibungen oder Dokumentation zeigen.
Testen Sie, ob Sie eine gebuchte Position löschen können. Wenn ja, wie wird das protokolliert?
Prüfen Sie den Datenexport für Außenprüfungen.
Klären Sie, wie Belege archiviert werden und wie lange.
Stellen Sie fest, wie Backups und Wiederherstellung laufen.

Häufige Fehler

Auf Siegel und Werbung vertrauen statt Funktionen prüfen
Festschreibung nicht aktivieren
Belege nur als Foto speichern, ohne Zuordnung
Keine Verfahrensdokumentation führen
Backups nur am gleichen Ort aufbewahren
Nach Softwarewechsel keinen Zugriff mehr auf Altdaten haben

Wann Beratung sinnvoll ist

Bei Betriebsprüfung, bei Scanverfahren mit Vernichtung von Originalen, bei Kassen- und Warenwirtschaftssystemen und bei der Gestaltung einer Verfahrensdokumentation sollten Sie Steuerberatung einbeziehen.

Was bei einer Betriebsprüfung passiert

Bei einer Außenprüfung hat die Finanzverwaltung ein Recht auf Datenzugriff (§ 147 Absatz 6 Abgabenordnung). Es gibt drei Formen: Beim unmittelbaren Zugriff liest der Prüfer im Datenverarbeitungssystem mit Ihren Zugriffsrechten (nur lesend), beim mittelbaren Zugriff werten Sie die Daten nach den Vorgaben des Prüfers aus, und bei der Datenträgerüberlassung stellen Sie die Daten auf einem Datenträger bereit. Eine Software, die strukturierte Exporte bietet, erleichtert dies erheblich. Sie sollten außerdem wissen, welche Daten steuerlich relevant sind und im auswertbaren Format vorliegen müssen. Fehlende oder nicht lesbare Daten können zu Schätzungen und Zuschlägen führen.

Häufige Fragen

Gibt es ein offizielles GoBD-Zertifikat?

Nein. Es gibt Bescheinigungen privater Prüfer, aber keine staatliche Zertifizierung. Sie ersetzen nicht Ihre Verantwortung.

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?

Ja, sobald Aufzeichnungen elektronisch geführt werden.

Muss ich meine Verfahrensdokumentation der Kanzlei geben?

Nicht zwingend, aber die Abstimmung ist sinnvoll, besonders wenn die Kanzlei Teile der Verarbeitung übernimmt.

Quellen

Bundesfinanzministerium — GoBD-Schreiben und Hinweise zur Aufbewahrung
Bundesministerium der Justiz — Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch
ELSTER — Portal der Finanzverwaltung